Die Sachmittelausstattung der Leuchtturmmusiker und DKM liegt in der Regel bei den Gemeinden.
Da die Leuchtturmmusiker in der Gemeinde beschäftigt sind, ist eine Absprache, welche Sachmittel benötigt werden (Arbeitsplatz, Noten etc.) mit dem jeweiligen Dienstvorgesetzten vorzunehmen. Fahrten von der ersten Dienststelle an weitere Einsatzorte werden von der Pfarrei erstattet. Die Refinanzierung durch das Erzbistum beträgt 50% bzw. 60% (herausgehobener Leuchtturm).
Für die Dekanatskirchenmusiker werden entsprechende Mittel über die Refinanzierung bereitgestellt, die hier 70% beträgt, obwohl die DKM nur mit 50% dekanatsweite bzw. diözesane Aufgaben wahrnehmen.
Von diesen Überhangmitteln ist eine vollständige Ausstattung mit Büro oder Arbeitsplatz, Noten, Computer, Diensthandy zwingend vorzusehen. Ebenso zählen Fahrtkosten innerhalb eines Dekanats dazu.
Fahrtkosten, die innerhalb des Erzbistums, jedoch über die Dekanatsgrenze hinausgehen, werden über das Fahrtenbuch beim Fachbereich Kirchenmusik abgerechnet. Fahrten über die Bistumsgrenze und über 200km innerhalb Deutschlands bitte mit dem Fachbereich Kirchenmusik vorher absprechen. Fahrten ins Ausland bedürfen einer Genehmigung des Generalvikars.
Fahrtkosten von (Leuchtturm-)Musikern, die im Auftrag des Fachbereichs Kirchenmusik entstehen, können auf folgendem Formular geltend gemacht werden, das digital über die Adresse kirchenmusik@erzbistum-paderborn.de einzureichen ist.